Egy jó konferencia 5 ismertetőjegye

Konferenciát szervezni igencsak aprólékos és kihívásokkal teli feladat, de szerencsére korántsem lehetetlen kihívás. Milyen ismertető jegyekkel rendelkezik egy igazán sikeres konferencia? Hogyan érdemes felkészülni rá a szervezőknek és előadóknak egyaránt? Mutatjuk!

1. Értékes tartalmat nyújt a közönségnek

Legyen szó bármilyen konferenciáról, a résztvevők az értékes információk szerzése miatt utaznak oda. Ha üzleti konferenciáról beszélünk, akkor a nézők minden bizonnyal arra számítanak, hogy olyan konkrét tippeket és megoldásokat kapjanak vállalkozásuk fejlesztéséhez, amelyeket a gyakorlatba is könnyen átültethetnek. A konferencia szervezési feladatok lényeges része tehát, hogy a szervezők alaposan megválogassák, kiknek és milyen tartalmakat szeretnének közvetíteni.

TIPP: Mérjük fel minél részletesebben a célközönségünk igényeit. Keressünk olyan gyakori és égető problémákat, amelyek valóban érdeklik a közönségünket, és adjunk hasznos válaszokat azokra. Így rengeteg újdonságot átadhatunk számukra, és hálásak lesznek, hogy eljöttek a konferenciánkra.

2. Lebilincselő az előadók stílusa

A rutinos előadók már az első percben elnyerik a közönség bizalmát. Például egy frappáns kérdéssel vagy anekdotával indítanak, amellyel megalapozzák a konferencia további hangulatát. Előadás közben pedig rendszeresen kérdeznek a résztvevőktől, és kellő teret hagynak a nézői kérdések fogadására is.

Érdemes minden előadóval közösen kidolgozni egy forgatókönyvet, amely az első perctől az utolsóig tartalmazza a prezentáció menetét. Így soha nem fog megakadni az előadás, a közönség pedig garantáltan díjazni fogja a tudatosságot.

3. Korszerű technika teszi interaktívvá a prezentációkat

Napjainkban már régóta nem elég egy projektorral, egy laptoppal és egy mikrofonnal belevágni a konferenciákba. Ugyanis 2022-ben a közönség már igazán interaktív előadásokra számít, ehhez pedig a digitális poszterek és az okostelefonról elérhető kvízjátékok is szükségesek. Vessünk be mindent, hogy az előadás ne egyoldalú, hanem a közönséget is bevonó, interaktív és izgalmas esemény legyen.

Mire figyeljünk a technikai eszközök terén?

●        A mikrofon nyújtson kristálytiszta hangzást.

●        A hangfalak hangereje legyen elegendő a hátsó sorokban ülő nézőknek is.

●        A vetítővászon szintén legyen kellően nagy, hogy még távolabbról is minden diagramot és feliratot jól láthassanak a nézők.

4. Kényelmes a konferencia helyszíne

Hosszú órákig figyelni az előadókra bizony nem könnyű dolog, pláne akkor, ha a székek is kényelmetlenek, vagy éppen túlzsúfolt a helyszín. Egy sikeres konferencia mindig komfortos körülményeket teremt a nézők számára, ezért a szervezőknek kiemelt figyelmet kell fordítani a kényelmi szempontokra.

Mindig biztosítsunk elég széket a résztvevők számára, és válasszunk tágas konferencia helyszínt a rendezvény lebonyolítására. Inkább számoljunk több nézővel, mintsem kevesebbel, hogy még csak véletlenül se kelljen senkinek végigállni az előadásokat, vagy egymás hegyén-hátán végigülnie azokat.

Biztosítsunk büfét is, hogy a megéhezett és megszomjazott nézők bármikor magukhoz ragadhassanak egy kis ételt és italt a felfrissülés érdekében. Ebben akár a konferencia helyszín személyzetétől is segítséget kérhetünk, vagy külsősökre is rábízhatjuk a büfé standok felállítását és a résztvevők kiszolgálását.

5. Pozitív élményekkel gazdagodva távoznak a nézők

A jó konferencia legfőbb ismertetőjegye, hogy a nézők elégedetten és rengeteg hasznos információval a birtokukban távoznak az előadások végeztével. Tegyünk meg mindent ennek érdekében, és helyezzünk komoly hangsúlyt még a legapróbb részletekre is. Ha a résztvevők jó érzéssel állnak fel a székből, azzal kiválóan építjük a brandünket, és nagy valószínűséggel számíthatunk a jövőbeli visszatérésükre is.

Gondolkodjunk a nézők fejével, és tegyük fel a kérdést: mi elégedettek lennénk, ha a saját konferenciánkon vennénk részt? Dolgozzunk addig a koncepción és a szervezésen, amíg a válaszunk egy magabiztos igen lesz.

A konferencia szervezési feladatok végrehajtása komoly odafigyelést igényel, azonban a fenti ismertetőjegyek megismerésével máris könnyebb lesz a dolgunk. Törekedjünk arra, hogy a közönségünk az első perctől kezdve az utolsóig jól érezze magát, és a végén a nézők úgy álljanak fel a székből, hogy valóban megérte eljönni a konferenciára. Ha tudatosan tervezünk, és a célközönségünk igényeire szabjuk a programokat, garantáltan sikert fogunk aratni!